Modelo com 6 abas e 95 fórmulas para controlar funil de leads, scoring, canais de captação e fluxos de nutrição
Gestão de leads sem planilha estruturada gera três problemas recorrentes: dados dispersos entre ferramentas, falta de visibilidade sobre taxas de conversão e impossibilidade de medir o custo real de aquisição por canal.
Para resolver isso, a Conversion criou uma planilha de leads profissional com 6 abas interconectadas, 95 fórmulas automáticas e capacidade para 500 leads. O modelo funciona no Google Sheets e no Microsoft Excel, com frozen panes, auto-filtros e dropdowns de validação.
A planilha vem pré-preenchida com dados de exemplo de uma empresa fictícia (TechFlow, SaaS B2B) para que a lógica das fórmulas fique clara desde o primeiro acesso. Basta substituir os dados pelos da sua empresa.
Profissionais de inbound marketing, SDRs e gestores de revenue operations encontrarão neste modelo tudo o que precisam para operar o funil sem depender de CRM pago. Este modelo integra o kit de planilhas de marketing da Conversion, com 12 modelos profissionais gratuitos.
O que é uma planilha de leads
Planilha de leads é um documento estruturado que centraliza informações de contatos comerciais (leads) e acompanha sua jornada pelo funil de marketing e vendas. Diferentemente de um CRM completo, a planilha oferece controle direto dos dados sem custo de licença.
Na prática, uma planilha de leads bem construída responde a quatro perguntas fundamentais: quantos leads entram por período, qual a taxa de conversão entre etapas, quanto custa adquirir um cliente por canal e quais fluxos de nutrição geram mais resultado.
Este modelo cobre as quatro perguntas com fórmulas automáticas. A meta é eliminar cálculos manuais e garantir que gestores tomem decisões baseadas em dados atualizados.
Para quem é a planilha de gestão de leads
O modelo foi projetado para quatro perfis de profissional:
- Gestores de inbound marketing que precisam acompanhar volume, qualidade e custo de leads por canal
- SDRs e pré-vendas que necessitam organizar follow-ups e qualificação em um único lugar
- Operações de revenue (RevOps) que buscam visibilidade consolidada do funil marketing-vendas
- Empreendedores e startups que ainda não justificam investimento em CRM, mas precisam de processo estruturado
Empresas com até 500 leads ativos por mês operam confortavelmente com esta planilha. Acima desse volume, a migração para um CRM dedicado passa a fazer sentido — e os dados da planilha facilitam essa transição.
Abas da planilha de leads
A planilha possui 6 abas organizadas em uma sequência lógica: da visão geral (Dashboard) ao operacional (Base de Leads), passando por análise (Funil, Canais) e gestão de relacionamento (Nutrição).
Dashboard
A primeira aba apresenta métricas do funil mês a mês, de janeiro a dezembro. Cada linha exibe um indicador-chave: leads captados, MQLs, SQLs, oportunidades, clientes, taxas de conversão entre etapas, CPL médio, CAC e LTV.
Todas as métricas são calculadas automaticamente a partir dos dados das demais abas. Isso significa que, ao registrar um novo lead na Base de Leads ou atualizar um status, o Dashboard reflete a mudança instantaneamente.
O painel permite identificar tendências com rapidez. Se a taxa de conversão Lead→MQL caiu em março, o gestor investiga a qualidade dos leads daquele mês. Se o CAC subiu em abril, a análise de canais revela qual canal ficou mais caro.
Base de leads
A segunda aba é o coração operacional da planilha. Com capacidade para 500 registros, cada lead recebe 17 campos: nome, e-mail, empresa, cargo, telefone, origem, canal, lead score, status, etapa do funil, data de captação, último contato, interesse, segmento, tamanho da empresa e observações.
Os campos de origem e canal utilizam dropdowns de validação — ou seja, o usuário seleciona valores padronizados em vez de digitar texto livre. Essa padronização é o que viabiliza análises confiáveis nas abas seguintes.
O campo de status segue a progressão natural do funil: Novo → Contatado → Qualificado MQL → Qualificado SQL → Oportunidade → Cliente → Perdido → Inativo. Auto-filtros permitem visualizar apenas leads de um status específico.
Para manter a base saudável, recomenda-se atualizar o campo “Último Contato” a cada interação e mover leads inativos há mais de 90 dias para o status “Inativo”.
Funil de qualificação
A terceira aba consolida a visão do funil em uma tabela comparativa. Cada etapa (Visitantes → Leads → MQLs → SQLs → Oportunidades → Clientes) exibe: mês atual, mês anterior, variação percentual, meta e percentual da meta atingido.
As 34 fórmulas calculam variação e atingimento automaticamente. Ao preencher as metas no início do mês, o gestor acompanha progresso em tempo real sem calcular nada manualmente.
A aba também inclui histórico trimestral para identificar sazonalidade. Times que operam em ciclos de venda longos (3-6 meses) usam essa visão para prever gargalos no funil antes que afetem a receita.
Canais de captação
A quarta aba é onde a planilha demonstra seu maior valor analítico. Para cada canal de aquisição, 54 fórmulas calculam automaticamente: CPL (custo por lead), CAC (custo de aquisição de cliente), ROI e LTV:CAC.
Os canais pré-configurados incluem: Orgânico, Google Ads, Meta Ads, LinkedIn Ads, E-mail, Referral e Social. Basta preencher investimento, número de leads, MQLs, SQLs, clientes e receita — as fórmulas fazem o resto.
Essa aba responde à pergunta que todo gestor de marketing enfrenta: qual canal traz os leads mais qualificados pelo menor custo? A resposta está nas colunas LTV:CAC e ROI, não no volume bruto de leads.
Canais com alto CPL, mas LTV:CAC superior a 5:1 merecem mais investimento. Canais com baixo CPL, mas alta taxa de perda, merecem revisão de qualificação.
Nutrição
A quinta aba gerencia fluxos de nutrição com 50 slots. Cada fluxo registra: segmento, número de e-mails, leads ativos, taxa de abertura, taxa de clique, taxa de conversão, descadastros e status.
Essa aba é particularmente útil para equipes que operam fluxos de automação em ferramentas como RD Station, HubSpot ou Mailchimp, mas precisam de uma visão consolidada fora da ferramenta.
O campo de status (Ativo, Pausado, Em Criação, Finalizado, Arquivado) permite auditar rapidamente quais fluxos estão rodando e quais foram desativados.
Como usar a planilha de leads
A configuração inicial leva cerca de 30 minutos. O processo segue cinco etapas:
Passo 1: defina as etapas do seu funil
Abra a aba Funil de Qualificação e valide se as etapas pré-configuradas (Visitante → Lead → MQL → SQL → Oportunidade → Cliente) se aplicam ao seu negócio. Se necessário, ajuste os nomes mantendo a progressão lógica.
Defina também os critérios de qualificação: o que transforma um Lead em MQL? E um MQL em SQL? Documente esses critérios em uma célula de nota para que toda a equipe use os mesmos parâmetros.
Passo 2: configure os canais de captação
Na aba Canais de Captação, substitua os canais de exemplo pelos que sua empresa utiliza. Insira o investimento mensal de cada canal para que CPL e CAC sejam calculados corretamente.
Mantenha os nomes dos canais idênticos aos dropdowns da Base de Leads. Inconsistências entre nomes quebram as fórmulas de referência cruzada.
Passo 3: registre seus leads
Na Base de Leads, substitua os dados de exemplo pelos leads reais. Preencha ao menos: nome, e-mail, origem, canal, status e data de captação. Os demais campos são recomendados, mas não obrigatórios para o funcionamento das fórmulas.
Use os dropdowns de validação para garantir consistência. Leads importados de outras ferramentas devem ter seus campos padronizados antes da colagem.
Passo 4: preencha as metas mensais
Na aba Funil de Qualificação, insira as metas de cada etapa para o mês corrente. As fórmulas de “% Meta” passam a funcionar imediatamente, exibindo o progresso em tempo real.
Passo 5: analise e otimize semanalmente
Reserve 30 minutos por semana para revisar o Dashboard. Verifique três indicadores prioritários: taxa de conversão Lead→MQL (saúde da qualificação), CAC por canal (eficiência do investimento) e LTV:CAC (sustentabilidade do modelo).
Quando um indicador desvia da meta, investigue na aba correspondente. O Dashboard aponta o problema; as abas operacionais revelam a causa.
Quando migrar da planilha para um CRM
A planilha de leads atende bem operações de marketing digital com até 500 leads ativos e equipes de até 5 pessoas. Três sinais indicam que chegou a hora de migrar para um CRM dedicado:
- Volume: mais de 500 novos leads por mês tornam a atualização manual inviável
- Equipe: mais de 5 pessoas editando simultaneamente geram conflitos de versão
- Automação: necessidade de triggers automáticos (lead scoring dinâmico, fluxos baseados em comportamento) que planilhas não suportam
A boa notícia é que migrar da planilha para um CRM como HubSpot, Pipedrive ou RD Station é simples: exporte a Base de Leads em CSV e importe na nova ferramenta. Os campos padronizados da planilha garantem compatibilidade com qualquer CRM. Para planejar o investimento nessa transição, a calculadora de orçamento de marketing ajuda a dimensionar custos de ferramentas.
Perguntas frequentes sobre planilha de leads
A planilha funciona no Google Sheets?
A planilha é otimizada para Google Sheets e Microsoft Excel. Todas as fórmulas, dropdowns e formatações condicionais funcionam em ambas as plataformas sem ajustes.
Quantos leads a planilha suporta?
A Base de Leads comporta 500 registros com fórmulas ativas. É possível expandir para mais linhas, mas o desempenho pode ser afetado em planilhas com mais de 1.000 registros no Google Sheets.
Preciso saber usar fórmulas?
As 95 fórmulas já estão configuradas. O usuário precisa apenas preencher dados nas células indicadas — os cálculos acontecem automaticamente. Conhecimento básico de planilhas (filtros, ordenação) é suficiente.
Como funciona o lead score na planilha?
O campo Lead Score na Base de Leads é preenchido manualmente pelo operador com uma nota de 0 a 100. A recomendação é definir critérios de pontuação (cargo, tamanho da empresa, comportamento) e documentá-los na aba Instruções.
Posso integrar a planilha com outras ferramentas?
No Google Sheets é possível conectar com Google Forms (captação automática), Zapier (integrações) e Looker Studio (dashboards avançados). No Excel, Power Query permite importação automatizada de dados externos. Para análise avançada de tráfego, a integração com Google Analytics permite cruzar dados de leads com comportamento no site.
