Modelo com 6 abas e 749 fórmulas para gerenciar pipeline de 500 oportunidades, forecast de receita e análise win/loss
Gerenciar pipeline de vendas em anotações dispersas ou CRMs mal configurados gera perda de visibilidade sobre oportunidades, previsibilidade de receita comprometida e impossibilidade de identificar gargalos entre etapas do funil.
Para resolver esses problemas, a Conversion criou uma planilha de funil de vendas com 6 abas interconectadas, 749 fórmulas automáticas e capacidade para 500 oportunidades simultâneas. O modelo funciona no Google Sheets e no Microsoft Excel, com frozen panes, auto-filtros e dropdowns padronizados.
A planilha vem pré-preenchida com dados de uma operação comercial fictícia (TechFlow, SaaS B2B com 4 vendedores) para que a lógica das fórmulas fique evidente desde o primeiro acesso. Basta substituir os dados de exemplo pelos da sua equipe.
Gestores comerciais, SDRs e profissionais de revenue operations encontrarão neste modelo tudo o que precisam para operar o funil sem depender de CRM pago nos primeiros meses de operação. Este modelo integra o kit de planilhas de marketing da Conversion, com 12 modelos profissionais gratuitos.
O que é uma planilha de funil de vendas
Planilha de funil de vendas é um documento estruturado que centraliza oportunidades comerciais e acompanha sua progressão pelas etapas do processo de vendas. Diferentemente de um CRM completo, a planilha oferece controle direto dos dados sem custo de licença ou curva longa de implementação.
Na prática, uma planilha de pipeline bem construída responde a cinco perguntas: quantas oportunidades existem por etapa, qual o valor ponderado do funil, quanto tempo cada deal leva para fechar, quais os motivos de perda e qual a projeção de receita para os próximos meses.
Este modelo cobre as cinco perguntas com fórmulas automáticas. A meta é eliminar cálculos manuais e garantir que líderes comerciais tomem decisões baseadas em dados atualizados, não em percepção.
Para quem é a planilha de funil de vendas
O modelo foi projetado para quatro perfis de profissional:
- Gestores comerciais que precisam de visibilidade consolidada sobre pipeline, forecast e desempenho por vendedor
- SDRs e pré-vendas que necessitam registrar atividades, acompanhar follow-ups e medir produtividade diária
- Revenue operations (RevOps) que buscam dados estruturados para calcular ciclo de vendas, win rate e previsibilidade de receita
- Empreendedores e startups que ainda não justificam investimento em CRM, mas precisam de processo comercial organizado
Equipes com até 5 vendedores e pipeline de até 500 oportunidades ativas operam confortavelmente com esta planilha. Acima desse volume, a migração para um CRM dedicado passa a fazer sentido.
Abas da planilha de funil de vendas
A planilha possui 6 abas organizadas em sequência lógica: da visão geral (Dashboard) ao operacional (Pipeline e Atividades), passando por análise (Win/Loss) e projeção (Forecast). A aba Instruções documenta campos e fórmulas.
Dashboard
A primeira aba apresenta métricas automatizadas do funil comercial. Para cada etapa (Prospecção, Qualificação, Apresentação, Proposta Enviada, Negociação, Fechado Ganho e Perdido), o painel exibe: total de oportunidades, valor acumulado em reais, valor ponderado pela probabilidade, ticket médio, taxa de conversão e dias médios na etapa.
Todas as 27 fórmulas utilizam COUNTIF e SUMIF referenciando a aba Pipeline. Isso significa que, ao registrar uma nova oportunidade ou alterar o status de um deal, o Dashboard reflete a mudança instantaneamente.
O painel permite identificar gargalos com rapidez. Se muitas oportunidades acumulam na etapa Proposta Enviada, o gestor investiga o motivo da estagnação. Se o ticket médio cai na Qualificação, a equipe revisa os critérios de entrada.
Pipeline
A segunda aba é o coração operacional da planilha. Com capacidade para 500 oportunidades, cada deal recebe 13 campos: Empresa, Contato, Vendedor, Origem (Inbound-SEO, Ads, Social, Content, Cold Outreach, Referência), Etapa, Valor em reais, Probabilidade, Valor Ponderado (fórmula automática), Data Criação, Último Contato, Previsão Fechamento, Próximo Passo e Notas.
O campo Valor Ponderado multiplica automaticamente o valor do deal pela probabilidade da etapa. Uma oportunidade de R$ 50.000 em Negociação (80% de probabilidade) aparece como R$ 40.000 ponderados. Essa métrica é a base para o forecast realista.
Os campos de Origem e Etapa utilizam dropdowns de validação para garantir padronização. Sem essa consistência, as fórmulas de agregação do Dashboard e do Forecast não funcionam corretamente. As mais de 500 fórmulas da aba calculam automaticamente ponderação, aging e métricas derivadas.
Atividades
A terceira aba registra interações da equipe comercial com 500 slots de atividade. Cada registro contém: Data, Hora, Vendedor, Empresa/Contato, Tipo (Ligação, E-mail, Reunião, Videoconferência, WhatsApp, LinkedIn, Apresentação, Demo), Descrição, Resultado, Duração, Follow-up e Observações.
Essa aba responde a uma pergunta crítica para gestores: a equipe está investindo tempo nas atividades certas? Um vendedor que faz 20 ligações diárias mas nenhuma reunião pode estar preso em prospecção fria quando deveria avançar oportunidades qualificadas.
A recomendação é preencher atividades diariamente, no final de cada expediente. Equipes que mantêm o registro atualizado conseguem correlacionar volume de atividades com taxa de fechamento por vendedor.
Win/Loss
A quarta aba analisa 200 deals encerrados (ganhos e perdidos). Cada registro documenta: Empresa, Vendedor, Resultado (Ganho/Perdido), Valor em reais, Origem, Data Criação, Data Fechamento, Motivo, Concorrente Principal, Ciclo em dias (fórmula automática) e Score de 1 a 5.
As 206 fórmulas calculam ciclo de vendas automaticamente (diferença entre data de criação e fechamento), além de taxas de ganho e perda por vendedor, por origem e por faixa de valor. Esses dados revelam padrões que a intuição sozinha não capta.
Um exemplo prático: se deals perdidos para o concorrente X têm ciclo médio de 15 dias (contra 45 dias dos ganhos), a equipe precisa acelerar a entrega de propostas quando esse concorrente aparece na disputa.
Forecast
A quinta aba projeta receita em três cenários: Conservador (70% da meta), Realista (100%) e Otimista (130%). O forecast é calculado por vendedor, com totais consolidados da equipe. As 12 fórmulas aplicam os percentuais automaticamente.
Basta preencher a meta mensal de cada vendedor para que os três cenários se atualizem. O cenário Conservador serve como piso de planejamento financeiro; o Otimista define o teto para comissões e bônus variáveis.
Essa aba é particularmente útil em reuniões de pipeline review. Em vez de discutir oportunidades individualmente, o gestor apresenta o forecast consolidado e foca a conversa nos deals que precisam de ação imediata para atingir a meta.
Como usar a planilha de funil de vendas
A configuração inicial leva cerca de 20 minutos. O processo segue cinco etapas:
Passo 1: configure as etapas do funil
Abra a aba Pipeline e valide se as etapas pré-configuradas (Prospecção, Qualificação, Apresentação, Proposta Enviada, Negociação, Fechado Ganho) se aplicam ao seu processo comercial. Ajuste os nomes conforme necessário, mantendo a progressão lógica.
Defina também a probabilidade padrão de cada etapa. A sugestão é: Prospecção 10%, Qualificação 25%, Apresentação 40%, Proposta 60%, Negociação 80%, Fechado 100%. Esses percentuais alimentam o cálculo de valor ponderado.
Passo 2: registre suas oportunidades
Substitua os dados de exemplo pelos deals reais. Preencha ao menos: Empresa, Vendedor, Etapa, Valor e Data Criação. Os campos de Origem e Probabilidade devem usar os dropdowns para manter a padronização que as fórmulas exigem.
Oportunidades importadas de outras ferramentas devem ter campos padronizados antes da colagem. Inconsistências nos nomes de etapa ou origem quebram as referências do Dashboard.
Passo 3: acompanhe atividades diárias
Na aba Atividades, registre cada interação relevante com prospects e clientes. O preenchimento diário permite que gestores avaliem produtividade por vendedor e identifiquem correlações entre tipos de atividade e taxa de fechamento.
A disciplina de registro é o maior diferencial entre equipes que usam a planilha com sucesso e equipes que a abandonam após duas semanas.
Passo 4: preencha as metas de forecast
Na aba Forecast, insira a meta mensal de cada vendedor. Os três cenários (Conservador, Realista, Otimista) se calculam automaticamente. Atualize as metas no início de cada mês ou trimestre.
Passo 5: analise padrões de ganho e perda
Reserve tempo semanal para revisar a aba Win/Loss. Identifique três padrões prioritários: motivos mais frequentes de perda (produto, preço, timing), concorrentes que aparecem com mais frequência e diferença de ciclo entre deals ganhos e perdidos. A taxa de conversão entre etapas revela onde o funil precisa de ajuste.
Quando um padrão se repete, transforme-o em ação. Se 40% das perdas citam “preço”, o problema pode não ser o valor, mas a percepção de valor construída durante o processo comercial. Profissionais de marketing digital que alinham conteúdo ao funil ajudam a equipe de vendas a chegar nas reuniões com leads mais educados sobre o produto.
Quando migrar da planilha para um CRM
A planilha de funil de vendas atende bem operações com até 500 oportunidades ativas e equipes de até 5 vendedores. Três sinais indicam que chegou a hora de migrar para um CRM dedicado:
- Volume: mais de 500 oportunidades simultâneas tornam a atualização manual inviável e o desempenho da planilha cai
- Equipe: mais de 5 vendedores editando simultaneamente geram conflitos de versão e perda de dados
- Automação: necessidade de alertas automáticos (deal aging, follow-up scheduling, lead routing) que planilhas não suportam nativamente
A migração para CRMs como Pipedrive, HubSpot ou Salesforce é direta: exporte o Pipeline em CSV e importe na nova ferramenta. Os campos padronizados da planilha garantem compatibilidade. Para planejar o investimento nessa transição, a calculadora de orçamento de marketing ajuda a dimensionar custos de ferramentas e licenças.
Perguntas frequentes sobre planilha de funil de vendas
A planilha funciona no Google Sheets?
A planilha é compatível com Google Sheets e Microsoft Excel. Todas as 749 fórmulas, dropdowns de validação e formatações condicionais funcionam em ambas as plataformas sem necessidade de ajustes.
Quantas oportunidades a planilha suporta?
O Pipeline comporta 500 oportunidades com fórmulas ativas. É possível expandir para mais linhas, porém o desempenho pode ser afetado em planilhas com mais de 1.000 registros no Google Sheets.
Preciso saber usar fórmulas para operar a planilha?
As 749 fórmulas já estão configuradas e protegidas. O usuário precisa apenas preencher dados nas células indicadas em azul claro — os cálculos acontecem automaticamente. Conhecimento básico de planilhas (filtros, ordenação) é suficiente.
Como funciona o valor ponderado no Pipeline?
O campo Valor Ponderado multiplica o valor do deal pela probabilidade da etapa. Um deal de R$ 100.000 em Negociação (80%) aparece como R$ 80.000 ponderados. Essa métrica permite comparar o valor real do pipeline descontando a incerteza de cada etapa.
Posso usar a planilha para mais de um produto ou unidade de negócio?
O modelo é projetado para uma unidade de negócio. Para múltiplos produtos, a recomendação é duplicar a planilha e manter uma versão por linha de negócio. Isso preserva a integridade das fórmulas e facilita análise isolada de cada operação.
