Devido às transformações recentes, todas as empresas precisam ter uma política de Home Office que seja clara, boa para os colaboradores e que produza resultados para o negócio.
Aquilo que já foi uma novidade e uma tendência, hoje virou uma realidade imposta.
O Home Office faz parte do dia a dia da maioria das empresas que até meados de março, tinha o seu pessoal trabalhando nos escritórios.
O cenário atual acabou acelerando processos que estavam em curso e exigindo ainda mais o exercício da flexibilidade e adaptabilidade das empresas e dos seus profissionais.
Neste artigo, vou compartilhar nossas experiências em implementar uma política de Home Office na Conversion, que é uma agência de marketing digital e lida com um mercado cheio de inovação.
Vamos lá!
Índice de Conteúdo
- O que é e quais os desafios
- Horários, disponibilidade e canais de comunicação
- Ferramentas para gestão de tarefas e projetos
- Conferências online
- Saúde & bem-estar
- Novas contratações
- Boas-vindas a novos colaboradores
- Conclusão
O que é uma política de Home Office e quais desafios de implementar?
Política de Home Office é uma orientação geral da empresa, comumente criada pelo departamento de Pessoas ou RH, para descrever as melhores práticas do trabalho remoto.
O desafio de implantar ou ampliar a prática do Home Office em um curto espaço de tempo nos trouxe boas reflexões e aprendizados.
Algumas empresas começaram com o desenho de uma Política que orienta a conduta dos colaboradores nesse modelo de trabalho.
Declarar aquilo que se espera e o que não é permitido é extremamente necessário para apoiar os profissionais (líderes e liderados) na adaptação do novo formato de trabalho.
A Cultura da empresa deve estar representada nesta Política, mantendo o que é possível manter na dinâmica já existente no escritório físico, como os processos de comunicação formais, rituais institucionais, ferramentas de gestão, horários de trabalho, reuniões de equipe e individuais.
A Política deve ser apresentada à liderança, garantindo seu entendimento e apoio, uma vez que são os líderes os maiores responsáveis por fazer valer as condutas e acordos esperados. Os demais profissionais da empresa, ao entrarem em contato com o material devem ter todas as dúvidas sanadas e um acompanhamento bem próximo para a melhor adaptação.
Itens essenciais para uma Política de Home Office:
Definir horários
Indicação do melhor período de trabalho da empresa, ou seja, é adequado alinhar o início da jornada de trabalho ou um limite de horário para que ela aconteça.
Isso ajudará a empresa manter um funcionamento síncrono, boa parte do dia.
Exemplo: CLT devem começar as atividades não mais que 10:00; e estagiários devem se organizar para sair não mais que 19:30.
Disponibilidade e ferramentas
O profissional deve ser informado sobre qual é o nível de disponibilidade e quais são os canais em que deve estar disponível.
Por exemplo: celular, email ou outra ferramenta.
Canal Oficial de Comunicação
Para as empresas que utilizam oficialmente somente o email, pode haver a necessidade de estabelecer outro canal de comunicação interna mais rápida.
Aqui vale pesquisar aqueles que mais estão de acordo com o orçamento e cultura.
Formar grupos menores e um geral pode agilizar a transmissão da mensagem e garantir ainda mais que todos estão alinhados;
Exemplos: WhatsApp (não é o ideal, mas é possível), Slack, Hangout.
Ferramentas de Gestão de Tarefas e Projetos
Este tipo de ferramenta pode ajudar profissionais e fortalece líderes que estão inseguros com o distanciamento físico e a troca presencial que ocorre no escritório.
Planejar e organizar as atividades diárias, semanais ou dos projetos contribui para a visão macro do desempenho da equipe e dos prazos acordados.
Um bom dashboard ajuda, e muito, na gestão de indicadores e resultados;
Ex: Excel, Planilhas do Google, Teamwork.
Ferramentas de Conferência
Para reuniões internas ou com clientes, é necessário definir regras de utilização das ferramentas de conferência corporativas.
Caso a empresa ainda não possua uma, buscar aquela mais alinhada com necessidades de segurança, facilidade de adaptação para as equipes, custos e funcionalidades disponíveis, como vídeo, apresentação de conteúdo, possibilidades de pesquisas, etc.
Ex.: Google Meet e Zoom
Saúde e bem-estar do colaborador
Orientar o colaborador sobre a organização do seu novo local de trabalho pode assegurar cuidados importantes à saúde, como: iluminação, arejamento e mobiliário o mais adequado possível para a realização do trabalho.
É importante considerar que não é todo mundo que possui um “escritório” em casa, então o primeiro desafio do profissional é adequar sua casa à nova realidade.
Vale qualquer lugar, que seja alinhado com o restante da família, pois será necessário o apoio de todos para que as diferentes exigências dentro de casa sejam atendidas.
Ainda, o melhor possível para a residência do colaborador pode não ser o adequado, portanto é preciso o exercício da compreensão, flexibilidade e empatia com as diferentes realidades, composições familiares e espaços para o bem estar de todos.
Como toda novidade ou desafio dentro da empresa, é preciso acompanhar de perto os primeiros dias ou semanas e para isso, conversas e até mesmo pesquisas podem apoiar a avaliação de como tudo está caminhando.
Ajustes sempre serão necessários e estar aberto para eles é vital.
Novas ferramentas poderão ser inseridas, outras descartadas, ajustes no planejamento diário, ações de integração ou feedbacks gerais podem acontecer.
Novas contratações em Home Office
Além do desenrolar do dia a dia, o desafio do Home Office fica ainda maior quando a realidade nos exige contratar, receber e treinar novos e antigos colaboradores.
Vamos falar agora sobre como contratar em Home Office.
Aqui também vale ajustar processos já existentes:
CONTATO COM O CANDIDATO: Entrar em contato com o candidato deixando claro que a empresa está trabalhando 100% no modelo Home Office e que o Processo Seletivo seguirá o mesmo formato fortalece a transparência da empresa com o mercado;
ETAPAS DO PROCESSO: As etapas e a duração do processo precisam estar ainda mais claras para o candidato para que ele tenha a segurança de estar sendo avaliado com o mesmo rigor e respeito que ocorre no formato presencial;
MEIO DE COMUNICAÇÃO: É preciso oferecer mais de uma opção de ferramenta para a realização da entrevista, para não colocar em risco o cronograma do Processo, evitando problemas ao conectar ou baixar determinado aplicativo de comunicação;
INFORMAÇÃO E FEEDBACK: o cuidado de manter o candidato informado sobre o resultado de cada etapa continua sendo regra e o canal de comunicação deve ser alinhado com o candidato;
Boas-vindas para novos colaboradores em Home Office
É possível também realizar um Programa de Boas Vindas virtual com muita qualidade e calor humano.
A comunicação nessa etapa é o segredo do negócio.
Aqui entram o Departamento Pessoal, a área de Recursos Humanos e a equipe na qual o novo profissional atuará.
É preciso orquestrar muito bem as diversas ações:
Enviar com antecedência, à residência do novo colaborador, um Kit de Boas Vindas da empresa, computador e outros materiais essenciais para o trabalho é imprescindível;
Comunicar formalmente (email, intranet ou outro canal institucional) sobre a chegada de mais um membro da empresa, de preferência com uma foto do colaborador ajuda na recepção do profissional, dentro e fora da equipe que ele pertencerá;
Definir um cronograma de apresentações de pessoas chave na sua rotina e treinamentos para a sua melhor adaptação o ajudará a se sentir parte de um time e o apoiará no início da realização do seu trabalho;
Disponibilizar materiais on line para consultas e estudos, apoiará o aprendizado e a imersão no negócio da empresa;
Criar momentos de conversas e acompanhamento do líder e do RH com este profissional ajudará a empresa a aprimorar cada vez mais esse processo, além identificar qualquer ação não prevista para a adaptação do colaborador;
Inseri-lo nas reuniões de equipe e rituais da empresa, apresentando-lhe todo o time, ajudará o profissional a começar a sentir “em casa”.
Conclusão
Procuramos compartilhar aqui tudo o que fizemos para implementar uma política de Home Office aqui na Conversion, bem como fazer a manutenção.
Entendemos que o principal desafio sempre estará ligado à comunicação e, principalmente, a encontrar correspondentes ao dia-a-dia da empresa.
Aqui, o Slack tem nos ajudado muito tanto para projetos internos, quanto para canais com todo o time onde compartilhamos boas notícias, brincadeiras, comemoramos aniversários, etc.
Por fim, vale dizer que todo o conteúdo aqui não é uma regra geral, mas que tem funcionado muito bem para nós.
