Como criar uma política de Home Office em empresas de inovação?

Thelma Tardivo
Thelma Tardivo

Devido às transformações recentes, todas as empresas precisam ter uma política de Home Office que seja clara, boa para os colaboradores e que produza resultados para o negócio.

Aquilo que já foi uma novidade e uma tendência, hoje virou uma realidade imposta.

O Home Office faz parte do dia a dia da maioria das empresas que até meados de março, tinha o seu pessoal trabalhando nos escritórios.

O cenário atual acabou acelerando processos que estavam em curso e exigindo ainda mais o exercício da flexibilidade e adaptabilidade das empresas e dos seus profissionais.

Neste artigo, vou compartilhar nossas experiências em implementar uma política de Home Office na Conversion, que é uma agência de marketing digital e lida com um mercado cheio de inovação.

Vamos lá!

Índice de Conteúdo

  1. O que é e quais os desafios
  2. Horários, disponibilidade e canais de comunicação
  3. Ferramentas para gestão de tarefas e projetos
  4. Conferências online
  5. Saúde & bem-estar
  6. Novas contratações
  7. Boas-vindas a novos colaboradores
  8. Conclusão

O que é uma política de Home Office e quais desafios de implementar?

O que é uma política de Home Office e quais desafios de implementar?

Política de Home Office é uma orientação geral da empresa, comumente criada pelo departamento de Pessoas ou RH, para descrever as melhores práticas do trabalho remoto.

O desafio de implantar ou ampliar a prática do Home Office em um curto espaço de tempo nos trouxe boas reflexões e aprendizados.

Algumas empresas começaram com o desenho de uma Política que orienta a conduta dos colaboradores nesse modelo de trabalho.

Declarar aquilo que se espera e o que não é permitido é extremamente necessário para apoiar os profissionais (líderes e liderados) na adaptação do novo formato de trabalho.

A Cultura da empresa deve estar representada nesta Política, mantendo o que é possível manter na dinâmica já existente no escritório físico, como os processos de comunicação formais, rituais institucionais, ferramentas de gestão, horários de trabalho, reuniões de equipe e individuais.

A Política deve ser apresentada à liderança, garantindo seu entendimento e apoio, uma vez que são os líderes os maiores responsáveis por fazer valer as condutas e acordos esperados. Os demais profissionais da empresa, ao entrarem em contato com o material devem ter todas as dúvidas sanadas e um acompanhamento bem próximo para a melhor adaptação.

Itens essenciais para uma Política de Home Office:

Definir horários

Definir horários

Indicação do melhor período de trabalho da empresa, ou seja, é adequado alinhar o início da jornada de trabalho ou um limite de horário para que ela aconteça.

Isso ajudará a empresa manter um funcionamento síncrono, boa parte do dia.

Exemplo: CLT devem começar as atividades não mais que 10:00; e estagiários devem se organizar para sair não mais que 19:30.

Disponibilidade e ferramentas

O profissional deve ser informado sobre qual é o nível de disponibilidade e quais são os canais em que deve estar disponível.

Por exemplo: celular, email ou outra ferramenta.

Canal Oficial de Comunicação

Para as empresas que utilizam oficialmente somente o email, pode haver a necessidade de estabelecer outro canal de comunicação interna mais rápida.

Aqui vale pesquisar aqueles que mais estão de acordo com o orçamento e cultura.

Formar grupos menores e um geral pode agilizar a transmissão da mensagem e garantir ainda mais que todos estão alinhados;

Exemplos: WhatsApp (não é o ideal, mas é possível), Slack, Hangout.

Ferramentas de Gestão de Tarefas e Projetos

Este tipo de ferramenta pode ajudar profissionais e fortalece líderes que estão inseguros com o distanciamento físico e a troca presencial que ocorre no escritório.

Planejar e organizar as atividades diárias, semanais ou dos projetos contribui para a visão macro do desempenho da equipe e dos prazos acordados.

Um bom dashboard ajuda, e muito, na gestão de indicadores e resultados;

Ex: Excel, Planilhas do Google, Teamwork.

Ferramentas de Conferência

Ferramentas de Conferência

Para reuniões internas ou com clientes, é necessário definir regras de utilização das ferramentas de conferência corporativas.

Caso a empresa ainda não possua uma, buscar aquela mais alinhada com necessidades de segurança, facilidade de adaptação para as equipes, custos e funcionalidades disponíveis, como vídeo, apresentação de conteúdo, possibilidades de pesquisas, etc.

Ex.: Google Meet e Zoom

Saúde e bem-estar do colaborador

Orientar o colaborador sobre a organização do seu novo local de trabalho pode assegurar cuidados importantes à saúde, como: iluminação, arejamento e mobiliário o mais adequado possível para a realização do trabalho.

É importante considerar que não é todo mundo que possui um “escritório” em casa, então o primeiro desafio do profissional é adequar sua casa à nova realidade.

Saúde e bem-estar do colaborador

Vale qualquer lugar, que seja alinhado com o restante da família, pois será necessário o apoio de todos para que as diferentes exigências dentro de casa sejam atendidas.

Ainda, o melhor possível para a residência do colaborador pode não ser o adequado, portanto é preciso o exercício da compreensão, flexibilidade e empatia com as diferentes realidades, composições familiares e espaços para o bem estar de todos.

Como toda novidade ou desafio dentro da empresa, é preciso acompanhar de perto os primeiros dias ou semanas e para isso, conversas e até mesmo pesquisas podem apoiar a avaliação de como tudo está caminhando.

Ajustes sempre serão necessários e estar aberto para eles é vital.

Novas ferramentas poderão ser inseridas, outras descartadas, ajustes no planejamento diário, ações de integração ou feedbacks gerais podem acontecer.

Novas contratações em Home Office

Além do desenrolar do dia a dia, o desafio do Home Office fica ainda maior quando a realidade nos exige contratar, receber e treinar novos e antigos colaboradores.

Vamos falar agora sobre como contratar em Home Office.

Aqui também vale ajustar processos já existentes:

Novas contratações em Home Office

CONTATO COM O CANDIDATO: Entrar em contato com o candidato deixando claro que a empresa está trabalhando 100% no modelo Home Office e que o Processo Seletivo seguirá o mesmo formato fortalece a transparência da empresa com o mercado;

ETAPAS DO PROCESSO: As etapas e a duração do processo precisam estar ainda mais claras para o candidato para que ele tenha a segurança de estar sendo avaliado com o mesmo rigor e respeito que ocorre no formato presencial;

MEIO DE COMUNICAÇÃO: É preciso oferecer mais de uma opção de ferramenta para a realização da entrevista, para não colocar em risco o cronograma do Processo, evitando problemas ao conectar ou baixar determinado aplicativo de comunicação;

INFORMAÇÃO E FEEDBACK: o cuidado de manter o candidato informado sobre o resultado de cada etapa continua sendo regra e o canal de comunicação deve ser alinhado com o candidato;

Boas-vindas para novos colaboradores em Home Office

É possível também realizar um Programa de Boas Vindas virtual com muita qualidade e calor humano.

A comunicação nessa etapa é o segredo do negócio.

Aqui entram o Departamento Pessoal, a área de Recursos Humanos e a equipe na qual o novo profissional atuará.

É preciso orquestrar muito bem as diversas ações:

Enviar com antecedência, à residência do novo colaborador, um Kit de Boas Vindas da empresa, computador e outros materiais essenciais para o trabalho é imprescindível;

Comunicar formalmente (email, intranet ou outro canal institucional) sobre a chegada de mais um membro da empresa, de preferência com uma foto do colaborador ajuda na recepção do profissional, dentro e fora da equipe que ele pertencerá;

Definir um cronograma de apresentações de pessoas chave na sua rotina e treinamentos para a sua melhor adaptação o ajudará a se sentir parte de um time e o apoiará no início da realização do seu trabalho;

  Disponibilizar materiais on line para consultas e estudos, apoiará o aprendizado e a imersão no negócio da empresa;

      Criar momentos de conversas e acompanhamento do líder e do RH com este profissional ajudará a empresa a aprimorar cada vez mais esse processo, além identificar qualquer ação não prevista para a adaptação do colaborador;

  Inseri-lo nas reuniões de equipe e rituais da empresa, apresentando-lhe  todo o time, ajudará o profissional a começar a sentir “em casa”.

Conclusão

Procuramos compartilhar aqui tudo o que fizemos para implementar uma política de Home Office aqui na Conversion, bem como fazer a manutenção.

Entendemos que o principal desafio sempre estará ligado à comunicação e, principalmente, a encontrar correspondentes ao dia-a-dia da empresa.

Aqui, o Slack tem nos ajudado muito tanto para projetos internos, quanto para canais com todo o time onde compartilhamos boas notícias, brincadeiras, comemoramos aniversários, etc.

Por fim, vale dizer que todo o conteúdo aqui não é uma regra geral, mas que tem funcionado muito bem para nós.

Escrito por Thelma Tardivo

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Escrito por Thelma Tardivo

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