O que é Webinar? Como criar um evento produtivo em 9 passos

Reels, emails, ebooks, podcasts, vídeos, stories, carrosséis, infográficos, blog posts e, claro, Webinars.

O que essas palavras têm em comum?

São todos formatos de conteúdos utilizados por profissionais de marketing para potencializar os resultados de suas respectivas empresas.

Dependendo do formato e como ele é utilizado, pode atender diferentes objetivos como gerar engajamento, vender ou gerar leads, por exemplo.

Webinar é um formato especial de conteúdo, a partir do qual você pode explorar diversos conceitos e personalizar a mensagem que deseja passar para atingir seus objetivos.

Neste artigo você vai entender o que é webinar, os diferentes tipos, como criar um passo a passo e como gerar mais engajamento para sua marca usando esse formato, vamos lá?

O que é Webinar?

Webinar é um evento multimídia online transmitido ao vivo com o intuito de informar ou educar a audiência sobre um tópico.

Diferente de reuniões online de brainstorming, apresentação de relatórios ou qualquer troca de informações entre múltiplas pessoas, o webinar costuma ter poucos apresentadores para um grande número de pessoas.

Outro ponto que distingue webinars e outras reuniões online é o fato de ser um evento, com cronograma planejado, de longa duração e para um grande número de pessoas. Ele é divulgado semanas ou até meses antes de acontecer e para participar geralmente é preciso se inscrever ou comprar um ingresso, apesar de alguns serem abertos.

Graças às plataformas onde são organizados os webinars, há diversas possibilidades de interação ao vivo com o público, sendo um formato que costuma gerar bastante engajamento e que aproxima a marca de seus consumidores.

A organização e execução do Webinar costuma se dividir em quatro etapas principais:

1. Planejamento e organização do evento;
2. Divulgação do evento em canais digitais como email marketing e redes sociais;
3. Inscrição no evento – muitas vezes gratuita e por meio de uma landing page – para quem fornecer dados como email, celular e outras informações que a empresa pode usar depois para conquistar novos clientes;
4. Exibição do webinar, que os inscritos podem acessar através de um link em seus dispositivos mobile ou desktop e usufruir dos benefícios oferecidos pela plataforma, como chat ao vivo, enquetes, reações, doações e até compras.

Vamos destrinchar cada uma dessas etapas em um passo a passo para você conseguir criar um evento de sucesso. Agora, antes de chegarmos lá, é importante entender as vantagens do webinar para seu negócio.

Por que fazer um Webinar?

Em uma pesquisa realizada pela ON24 em 2019, 76% dos profissionais de marketing entrevistados acreditam que o webinar ajuda a alcançar mais leads, 75% acreditam que estende a marca e 69% acreditam que escala os esforços de marketing.

Engajamento e custo-benefício são as palavras-chave aqui. Trata-se de uma interação em tempo real e dinâmica com seus clientes, sem os custos envolvendo um evento presencial, mas com benefícios bem similares.

Entre eles:

• Educar o mercado sobre um tópico relacionado a seu produto ou serviço, contribuindo para a estratégia de atração no marketing de conteúdo e gerando a necessidade de sua solução para futuros clientes;
• Geração de leads para o negócios a partir do gatilho mental de reciprocidade, que se baseia na ideia de que as pessoas tendem a retribuir um favor com outro, como um conteúdo gratuito;
• Contribuir para o branding da empresa, reforçando a identidade e aumentando o alcance da marca para pessoas interessadas no tópico do webinar;
• Aumentar as vendas com webinars focados em apresentar produtos e serviços novos, realizar descontos especiais ou fazer demonstrações de benefícios e diferenciais.

Tipos de Webinar

Existem vários tipos de webinar que podem ser utilizados para diferentes propósitos de marketing, como deu para notar nas vantagens listadas acima.

Abaixo trouxemos alguns dos principais tipos e para que são utilizados, confira!

Debates

A palavra debate já desperta a curiosidade do público. É um modelo muito interessante que explora duas visões opostas para enriquecer as informações sobre o tópico abordado e gerar interesse no público.

Os debates não precisam necessariamente ser políticos ou pontos de conflito muito fortes, podem ser simples como “Marketing Orgânico X Marketing Pago: existe o melhor?”.

No caso acima, uma agência de SEO como a Conversion poderia sediar um debate para reforçar ainda mais a importância do orgânico e sua autoridade no mercado, despertando o interesse de quem busca por uma agência para sua empresa.

E, claro, convidando um player relevante para o debate, não será fácil argumentar, de qualquer forma, é uma chance para conquistar um perfil de clientes que não viria a conhecer sua marca a não ser pelo concorrente.

Ambas empresas podem sair ganhando, aumentando seu reconhecimento no mercado, mesmo que não conquistem novos clientes de imediato.

Entrevistas

As entrevistas com referências no mercado da sua empresa podem influenciar significativamente o comportamento de compra de seus potenciais clientes.

Entrevistar pessoas chave requer uma extensa pesquisa sobre os perfis com os quais seu público tem mais afinidade, para direcionar a familiaridade que esse público tem com a pessoa em questão para sua marca.

Uma loja de tênis para corredores, por exemplo, pode entrevistar um atleta profissional referência no assunto e que a persona de seu negócio já conhece, para reforçar a sua marca.

Na entrevista é possível abordar diversos tópicos de interesse da audiência, como rotina de treino do atleta, o que o mantém motivado e as ferramentas que ele utiliza para melhorar sua performance, por exemplo.

• Vale ressaltar que os webinars, apesar de versáteis, costumam estar nas primeiras etapas do funil de conteúdo, por isso uma abordagem de vendas direta pode não funcionar tão bem nesse formato, o que nos leva ao próximo tópico.

Vendas

Apesar de não serem famosos por isso, os webinars podem ser utilizados para gerar conversões diretas para um produto ou serviço da empresa.

Porém, a estratégia é completamente diferente do comum e o público é mais restrito, já que esse webinar deve ser destinado para quem já conhece a marca e está avançado na jornada de compra.

Ele pode ser um bom formato para lançamento de novos produtos, por exemplo. Durante a live são apresentadas todas as soluções do produto/serviço novo, criando aquele suspense antes do webinar.

Ou até um evento promocional, onde a empresa anuncia uma grande leva de descontos apenas enquanto o webinar durar.

O importante é trazer algum conteúdo interessante, que mantenha a audiência engajada e atenta. Somente falar sobre o produto/serviço sem entregar valor não é uma boa ideia.

Workshop

Workshop é um evento prático e 100% interativo, onde um grupo de pessoas se reúnem para resolver algum problema e/ou aprender como fazer as atividades propostas no tema do webinar.

É um formato “mão na massa”, parecido com aqueles tutoriais do YouTube, porém com mais profundidade sobre o assunto e interação em tempo real, para que a audiência possa tirar suas dúvidas.

Um exemplo de webinar workshop seria para uma empresa de software como serviço, como a Adobe, ensinando como melhorar o tratamento de fotos usando suas ferramentas na prática, com um desconto especial ao final do evento para quem participou.

Como criar um Webinar em 9 passos

Agora que você já sabe o que é, por que fazer e os tipos, vamos para a prática: como criar um webinar?

Podemos simplificar o processo nos 9 passos a seguir!

Defina o objetivo e entenda a jornada de compra

Vendas, leads, engajamento, alcance, fidelização…O que você quer alcançar com seu webinar?

Assim como toda tática de marketing, você precisa definir um objetivo claro e conectado com o propósito e estratégia macro da sua empresa.

Se o objetivo não contribuir para o crescimento de seu negócio, pense melhor no motivo da criação do webinar.

Outro ponto importante é mapear a etapa da jornada de compra à qual esse conteúdo pertence. Só então você consegue chegar ao tema que será abordado. 

Afinal, o tema para um público que nem conhece sua solução deve ser mais genérico, para atrair pessoas novas, já para quem conhece a solução, pode ser mais específico e relacionado ao produto da marca.

O objetivo vai te levar a etapa da jornada à qual o conteúdo deve pertencer, que vai te levar à escolha do tema.

Escolha o tema

Agora que você sabe se vai produzir um conteúdo de aprendizado, reconhecimento, consideração ou decisão, está na hora de escolher um tema.

Para isso, considere os seguintes fatores:

• um tema que interesse a persona do seu negócio;
• um tema não muito saturado na web, porém em alta;
• um tema para o qual sua empresa pode agregar informações valiosas ou tenha alguma referência que possa representá-la em uma entrevista, por exemplo.

Planeje o roteiro

Mesmo para quem gosta do improviso, escrever um roteiro com os tópicos que serão abordados e uma linha de raciocínio lógica é fundamental.

No roteiro você não precisa necessariamente escrever tudo o que vai falar durante o webinar, até porque é um formato interativo e você não pode prever com precisão o comportamento da sua audiência.

Ele vai servir como uma estrutura contendo as etapas do webinar, para que você não se perca no conteúdo e possa ter uma referência para abordar tudo o que pretende.

Aqui está um exemplo de tópicos que você pode abordar no seu roteiro, resumindo bastante:

• Introdução: se apresentar, falar sobre o propósito do webinar, o que você espera da audiências e incentivar perguntas e compartilhamentos;
• Conteúdo: detalhar os tópicos que serão abordados e como. Aqui vale considerar possíveis perguntas que a audiência pode fazer e já bolar respostas prévias;
• Pausa para respostas: um tempo dedicado para conversar diretamente com quem está assistindo o webinar;
• Chamada para ação: divulgar algum produto novo, código de desconto ou simplesmente solicitar para quem viu o webinar tirar um print e marcar a empresa no Instagram.

A estrutura do roteiro não precisa necessariamente seguir essa ordem (exceto pela introdução e chamada para ação no final), você pode intercalar momentos de apresentação e interação, por exemplo, além de adicionar outras CTAs durante o webinar.

Outros pontos que você pode definir em seu roteiro são:

• Duração máxima do webinar;
• Quem vai apresentar? Serão múltiplas pessoas?;
• Terão entrevistados?;
• Quem será responsável pela parte técnica, garantindo que a live esteja funcionando adequadamente?;
• Quem ficará atrás das câmeras, para apoiar a pessoa apresentadora?;
• Onde vocês vão gravar?.

Escolha uma plataforma

Existem diversas opções de plataformas de webinar para você usar, algumas gratuitas e outras pagas.

A escolha depende de diversos fatores, entre eles:

• tipo de webinar;
• para qual público é destinado;
• interações específicas você deseja estabelecer com seu público (enquetes, disponibilizar documentos para baixar, desenhar na tela, escutar, etc.);
• capacidade da plataforma (número máximo de pessoas);
• integração com outras ferramentas da empresa, como CRM;
• facilidade de uso para você e seus inscritos;
• segurança da plataforma contra ciberataques;
• métricas sobre o webinar e capacidade de criar relatórios para analisar os resultados.

Se você pretende fazer um webinar aberto, para todos seus seguidores, pode considerar redes sociais como Instagram, Facebook e YouTube, que fazem um bom trabalho em notificar todas as pessoas e contam com funcionalidades como contagem regressiva e lembretes para manter seu público engajado.

Se você quer algo mais personalizado, pode considerar plataformas pagas também, como:

• GoTo Webinar;
• Webex;
• Zoom.

Monte sua apresentação e cenário

A apresentação deve seguir a proposta de seu roteiro, porém com menos texto e mais recursos visuais como imagens, gráficos, ilustrações e GIFs.

Você pode usar ferramentas como Canva, SlidesCarnival, Google Slides, PowerPoint e Prezi para te ajudar na montagem da apresentação.

Lembre-se de manter a apresentação objetiva, sem colocar imagens que não contribuem para o propósito do webinar.

Outro ponto importante para considerar é o cenário da pessoa que vai apresentar:

• Adquira equipamentos para melhorar a iluminação do apresentador, como soft boxes e refletores;
• Defina onde quem está apresentando vai aparecer na tela, considerando onde estão os principais elementos da comunicação visual, como slides, para que o apresentador não fique na frente da apresentação;
• O posicionamento da câmera também é importante. Mostrar o rosto é interessante para criar uma conexão com o público, porém, se não atrapalhar, uma filmagem até a cintura pode ser melhor para que as pessoas possam ver gestos e a comunicação seja mais eficaz;
  • OBS: É possível utilizar tela verde para aparecer apenas o apresentador sem o fundo;
• Escolha um cenário que não distraia a atenção do público e que se relacione com a identidade da marca.

Defina uma data e horário

Segundo a GoTo, pesquisas indicam que os melhores dias e o melhor horário para agendar webinars são de terças ou quartas-feiras às 10h.

Segunda-feira ainda é muito cedo e as pessoas estão se recuperando após o final de semana. Quinta e sexta-feira há aquele gostinho de final de semana de novo e as pessoas podem estar focadas na programação e querem que o tempo passe mais rápido, provavelmente.

Mas é claro que isso varia para cada perfil, por isso é importantíssimo fazer uma pesquisa com seu público, talvez até enquetes nas redes sociais, para saber quando acham melhor.

Seu público pode ter uma rotina diferente do padrão e, portanto, ter preferência de horários e dias da semana diferentes.

Divulgue!

A divulgação do webinar deve ser vista como uma campanha de marketing do zero, focada em conseguir inscritos.

O primeiro passo é definir a identidade visual do webinar, quais elementos serão utilizados que têm relação com o tema abordado, imagens de destaque dos participantes e outras informações relevantes para produzir as artes dos anúncios.

Com as artes prontas, está na hora de divulgar a data e horário, explorando recursos como a contagem regressiva do Instagram, que os usuários podem salvar e receber notificações quando chegar a hora.

Aqui é importante ter uma landing page de captação, com um formulário solicitando informações como email e nome, para direcionar todos os esforços de marketing à página, desde anúncios nas redes sociais e google até blog posts e campanhas de email marketing.

Comece a divulgação semanas antes e intensifique os anúncios conforme o evento se aproxima, que é quando as pessoas mais se inscrevem.

Apresente

Chegou a hora do evento! Respire fundo, segure por um tempo, solte o ar, relaxe os ombros, mandíbula, língua e olhos.

Se você seguiu todas as etapas anteriores, com roteiro bem preparado, apresentação útil e estudo sobre o tópico abordado, não terá problemas em apresentar e conduzir o evento.

Lembre-se que o fato de ser ao vivo tem uma grande vantagem, o seu público está logo ali, converse! Se der um branco, abra espaço para perguntas.

Avalie os resultados

Assim como em toda estratégia de marketing, você precisa analisar os resultados para melhorar seus próximos webinars e aumentar a performance.

Ao avaliar os resultados de seu webinar, considere:

• Métricas do webinar: métricas como taxa de engajamento no vídeo, curtidas, comentários, compartilhamentos, etc. Considere também o tempo médio de permanência na transmissão e taxa de cliques no título do webinar. Elas vão te dizer mais sobre a dinâmica da apresentação e você pode identificar pontos de melhoria;
• Métricas dos anúncios: considere também métricas como quantos leads foram gerados com o webinar, quais canais trouxeram mais inscritos e o desempenho dos anúncios em termos de cliques, impressões e alcance. Elas vão te dizer como sua estratégia de divulgação do webinar foi e você também pode identificar pontos de melhoria;
• Pesquisas: além das métricas, você pode e deve fazer pesquisas qualitativas após o webinar direto com seu público por meio de email e redes sociais. Solicite mais informações sobre o que acharam e abra espaço para sugestões. Um incentivo, como desconto, pode aumentar os respondentes da pesquisa.

Crie relatórios práticos com as métricas encontradas e acompanhe o histórico de outros webinars para comparação.

Dicas para fazer um Webinar de sucesso

Não é segredo que fazer marketing digital com sucesso é uma tarefa difícil. Não por causa da complexidade da estratégia, mas devido à concorrência acirrada em praticamente todos nichos.

Existem milhões de conteúdos na web com potencial de despertar o interesse do seu público, de diferentes perfis e marcas, todos aplicando práticas cada vez mais refinadas para captar e reter a sua atenção, como gatilhos mentais e designs inteligentes.

A dica geral deste tópico para contornar esse problema é cultivar verdadeiras conexões com seus clientes e potenciais clientes, se diferenciar pelo branding e investir em não ser apenas mais uma marca querendo vender desesperadamente.

Seguir os 9 passos listados no último tópico pode até te ajudar a criar webinars de sucesso se você já tem uma base sólida de seguidores e leads, porém, para quem está começando, é importante se diferenciar ainda mais, por isso trouxemos algumas dicas para otimizar seus webinars e aumentar suas chances de sucesso.

Disponibilize a gravação

Muitos webinars são verdadeiros sucessos apenas após o evento ao vivo. Se alguém se inscreveu para assistir ao webinar mas não pode no horário indicado por qualquer motivo, é justo que essa pessoa tenha acesso à gravação. 

Alguns benefícios exclusivos para quem estava ao vivo podem e devem ser mantidos, porém, você perde uma grande oportunidade de estender os resultados de seu webinar se não disponibilizar a gravação do evento.

Incentive a participação ao vivo

Já batemos bastante nessa tecla e vamos continuar, webinars são sobre interatividade. Incentive essas interações ao vivo o tempo todo!

Você pode usar incentivos para isso, estabelecendo metas de likes, fazendo perguntas diretas para a audiência, realizando pesquisas e enquetes para saber o que acham e verdadeiramente deixando que participem do webinar.

Crie um título atrativo

O título de seu webinar faz toda diferença na quantidade de pessoas que vão assisti-lo. Aplique boas práticas de copywriting, com um título curto mas impactante. 

Números, perguntas, verbos de ação, palavras-chave e frases de impacto podem ajudar com essa tarefa.

Email marketing é fundamental

Temos um artigo sobre como fazer email marketing, vale a pena checar depois de terminar aqui. O email é um dos melhores canais que você pode utilizar para nutrir um relacionamento com seus leads e gerar conversões para o webinar. 

São pessoas que já conhecem sua empresa e disponibilizaram um meio de contato direto, ou seja, eles provavelmente têm interesse acima da média nas suas propostas.

Adapte sua abordagem

O webinar não é para ser uma reunião monótona e formal. Invista em um formato dinâmico, com bastante participação do público e informações na medida certa.

A linguagem utilizada também é importante, pense na persona do seu negócio e qual seria o melhor tom de voz para a situação, geralmente um tom mais amigável pode deixar a apresentação mais leve e reter a audiência.

Não estenda muito

Geralmente você não precisa passar de 60 minutos para finalizar seu webinar, a não ser que essa seja uma escolha do público!

Passou desse tempo, a audiência provavelmente vai cair, afinal, as pessoas têm outras tarefas no seu dia a dia e perdem o interesse rápido.

Reúna um time

Webinar não é um conteúdo para se fazer sozinho. Existem várias funções que podem sobrecarregar apenas uma pessoa.

Reúna um time e atribua responsabilidades para os integrantes, com pelo menos um responsável por interagir com o chat, exibindo as pesquisas e enquetes, destacando perguntas interessantes e animando as pessoas no chat.

O cenário e plataforma também devem estar na responsabilidade de uma ou mais pessoas, cuidando e monitorando a iluminação, som, apresentação e qualidade do vídeo, por exemplo.

Preze pela acessibilidade

O simples fato de adicionar legendas ao vivo pode fazer toda diferença! Traduções simultâneas também podem ser um bom investimento para empresas com atuação internacional.

Explore bem as pesquisas

Separe no roteiro as pesquisas e enquetes que pretende fazer com o público, elas são ótimas para gerar interação e manter o público entretido. Você também pode usar as respostas para começar discussões relevantes e complementar o conteúdo.

Use um segundo monitor

O segundo monitor pode ser muito útil no webinar, você pode usar uma das telas para a apresentação e outra para consultar o roteiro, chat ao vivo e realizar pesquisas pontuais caso precise.

Invista em uma boa landing page

A landing page é a ponte que une os interessados ao webinar. Ela deve estar impecável, com bons CTAs e boas práticas de UX para gerar conversões.

Não adianta investir uma grana promovendo seu webinar se a página para a qual os anúncios direcionam não está boa o suficiente ou trava com frequência.

Confira um exemplo de webinar abaixo:

Conclusão

Sim, fazer um webinar é mais trabalhoso do que outros formatos de conteúdo, porém, se bem feito, pode valer muito a pena para sua empresa, trazendo bons resultados.

E, claro, lembre-se que webinar é um evento único e pontual, explore esse formato com uma frequência reduzida, para não perder seu potencial de conversão.

Aproveite para ler nosso conteúdo sobre como escrever um blog post de sucesso para potencializar sua estratégia de marketing de conteúdo!