Calendário editorial: como criar, modelos e dicas

Felipe Santos
Felipe Santos

O calendário editorial conta com a programação de todos os conteúdos que uma empresa pretende publicar em determinado período. Geralmente, esses conteúdos são classificados entre os formatos e canais nos quais serão publicados, para facilitar a organização das publicações no dia a dia.

O que seria de nós sem as agendas para nos organizar? Os calendários nos ajudam a organizar nossa rotina, nos preparar para os eventos de cada dia antecipadamente e planejar melhor nosso dia a dia no geral.

Se você ainda não usa uma agenda/calendário, saiba que é uma ferramenta que pode transformar sua vida – sem exageros.

Com empresas não poderia ser diferente, especialmente se você tem dezenas de conteúdos para postar todos os dias em diferentes canais como instagram, tik tok, youtube, site, facebook e spotify.

A solução é a criação de agendas específicas para esses conteúdos: calendários editoriais.

Entenda mais sobre essa ferramenta de otimização de produtividade e saiba como criar o seu do zero, com algumas dicas de quem já faz isso há anos!

O que é o calendário editorial? 

O calendário editorial é uma ferramenta usada no Marketing para planejar e organizar os esforços de conteúdo. O seu formato é realmente um calendário, mas ao invés de feriados e datas comemorativas, ele marca quais conteúdos serão criados e publicados em determinados períodos.

Dessa forma, o calendário editorial ajuda a garantir a constância de publicações e relevância da marca no mercado a partir da estratégia de marketing de conteúdo. Ele pode incluir vários tipos de conteúdo, como blogposts, posts em redes sociais, e-mail marketing, vídeos, e outros formatos de conteúdos ou campanhas de marketing específicas.

O calendário pode conter outras informações como público-alvo e personas, palavras-chave principais, e até métricas do conteúdo que podem ser consultadas em momentos de análise.

No geral, eles facilitam toda a gestão de conteúdos da empresa, permitindo que os produtores de conteúdo possam antecipar conteúdos de datas comemorativas e se planejar melhor para o que vão produzir em cada semana/mês.

É comum que os conteúdos nos calendários editoriais tenham prazos para conclusão e publicação, além dos responsáveis por cada conteúdo, garantindo uma produção em dia e cumprimento com os prazos.

Por que usar um calendário editorial?

Além do óbvio – organização -, o calendário editorial impacta positivamente vários aspectos de uma empresa, sendo uma prática fundamental para qualquer time de conteúdo, grande ou pequeno.

Abaixo, confira em mais detalhes como essa ferramenta simples pode ajudar!

Melhora a frequência de publicação 

Manter a frequência de publicações pode se tornar um problema, principalmente se não houver um planejamento sólido. Através do calendário editorial, este problema pode não existir! Afinal, o documento vai ajudar você a visualizar o andamento da produção de conteúdos e não deixar a constância de lado.

Permite um melhor alinhamento com o time de marketing e gestão

Em times grandes de Marketing, é normal não saber o que cada profissional está fazendo. Por isso, ter um calendário editorial em conjunto com todos os canais importantes para produção de conteúdo, como blog, e-mail e redes sociais, vai ser útil para todas as pessoas, inclusive lideranças que precisam estar a par do que acontece no time.

Controle maior de temas e palavras-chaves

Com o calendário editorial preenchido, você terá uma visão macro de todas as publicações de conteúdo que serão realizadas em um determinado período de tempo. Assim, vai ficar mais fácil saber quais temas estarão nos principais canais de publicação e encontrar oportunidades a partir disso.

Além disso, com uma visão macro da comunicação da empresa com seu público, é mais fácil identificar possíveis falhas no storytelling e construir uma estratégia mais harmônica.

Para quem trabalha com conteúdos de site e blogs o calendário pode ajudar ainda mais, indicando quais são as palavras-chave principais que serão trabalhadas e outras informações relevantes para SEO.

Controle nos atrasos de publicações 

Para garantir a constância, é preciso ter um documento com as datas acordadas de produção, entrega e publicação. E é neste ponto que o calendário editorial, principalmente nos casos em que a produção é extensa, faz mais diferença.

Além disso, ter um calendário em uma ferramenta como o Notion ou Trello, por exemplo, também garante avisos em caso de atrasos, o que pode facilitar a vida da pessoa responsável pelo acompanhamento.

Monitorar o status dos conteúdos

Produzir, em produção, produzido, em revisão, aguardando aprovação, publicar, publicado…Enfim, esses são apenas alguns exemplos de status que você pode personalizar e classificar os conteúdos no calendário editorial.

Essa classificação permite um monitoramento mais eficiente de onde se encontra a estratégia no momento e qual etapa precisa de reforços.

Atribuir tarefas em cada etapa da produção

Em cada uma das etapas mencionadas acima você pode atribuir a tarefa a um profissional diferente, garantindo que o mesmo será notificado quando chegar uma nova tarefa, criando assim um fluxo eficaz de gestão dos conteúdos.

Informar sobre alterações no conteúdo

É possível também fazer comentários pequenos e observações dentro de um “card” de conteúdo na agenda, mantendo o time atualizado sobre qualquer mudança de estratégia ou prazos no conteúdo, sem precisar avisar todos diretamente, poupando tempo.

Como criar um calendário editorial?

Agora que você sabe os motivos de usar um calendário editorial em sua estratégia, está na hora de colocar a mão na massa e criar o seu do zero.

Para te ajudar nessa missão, separamos um passo a passo prático que você pode aplicar hoje mesmo, confira abaixo!

Escolha uma ferramenta para montar o calendário 

Antes de mais nada, você deve responder uma pergunta simples: onde vou montar meu calendário?

Felizmente, hoje existem diversas ferramentas de produtividade e gestão de tarefas que podem ajudar muito na construção de calendários editoriais personalizados e muito úteis.

Aqui estão algumas delas:

  • Notion: é uma ferramenta com várias aplicações, desde uma agenda pessoal até uma plataforma de gestão de tarefas para grandes empresas. Ele conta com diversas possibilidades de customização, além de ter um visual bem agradável e ser fácil de usar. Outra novidade muito interessante e útil é o Notion AI, a inteligência artificial integrada na ferramenta que funciona como o ChatGPT e pode te ajudar a construir seus calendários, escrever conteúdos, entre outras funções;
  • Trello: essa ferramenta é específica para gestão de projetos e conta com uma versão gratuita bem completa. Nela é possível criar seus próprios quadros com datas e fluxos de entrega, ou usar os modelos disponíveis, como kanban, um método de gestão de tarefas muito eficaz;
  • Planilhas: para quem não quer colocar outra ferramenta na rotina ou tem pouco orçamento, as planilhas quebram o galho! O único ponto de atenção é em relação aos prazos, pois será preciso conferir vez ou outra para garantir as entregas;
  • Asana: outra ferramenta completa de gestão de tarefas, com diversos modelos customizáveis disponíveis, ideal para quem trabalha com times maiores e grandes fluxos de conteúdo.

Só não é indicado fazer no papel, está bem? A ideia é que todas as pessoas do time tenham acesso fácil e possam editar o calendário em tempo real.

Defina a frequência de publicação dos conteúdos

Com a ferramenta escolhida, é hora de definir a frequência das publicações. Isso vai depender exclusivamente da estratégia de marketing de conteúdo, mas é uma etapa essencial para estabelecer as datas de publicações.

Você deve levar em conta a sua capacidade de produção, a sazonalidade do seu mercado e os eventos importantes do seu segmento. Atente-se também às tendências e novidades que podem surgir a qualquer momento e exigem uma adaptação do seu calendário.

Outro fator que vai influenciar na sua decisão pelas datas e frequência é a escolha dos canais para publicação de cada conteúdo. 

Alguns canais, como Instagram, exigem maior frequência de postagem e tem dias e horários melhores para postar, já para um blog a data de postagem e horário não impactam tanto a performance do artigo, exceto no caso de notícias e novidades do mercado.

Escolha os principais canais de divulgação

Chegamos então à escolha dos canais. A classificação dos conteúdos por canal de divulgação é fundamental para garantir uma gestão mais clara.

Muitos conteúdos podem ser divulgados tanto nas redes sociais quanto em blogspots, porém, você precisa adaptar esses conteúdos ao formato de cada canal. 

Um pequeno trecho de um artigo de blog, por exemplo, se bem adaptado à linguagem do Instagram, pode render um ótimo reels.

Essa estratégia de reutilização de conteúdo, além de contribuir com uma estratégia de comunicação unificada, aumenta sua produtividade e pode salvar quando as ideias de conteúdo estiverem escassas.

  • Importante: Lembre-se que a escolha de canais deve seguir sua estratégia de marketing de conteúdo, que contempla desde a definição dos objetivos e KPIs para seus conteúdos até o estudo da persona e definição de pautas.

Atribua os conteúdos a seus responsáveis

Com as datas de publicação, frequência, formatos e canais alinhados, está na hora de atribuir as tarefas para cada responsável pelo conteúdo e iniciar a execução da estratégia.

Lembrando que existem várias etapas, desde a criação do design e produção textual até a revisão e publicação, certifique-se que todos profissionais envolvidos estejam nas tarefas e atualizem seus status.

Otimize seu calendário editorial

Com o calendário rodando, você tem uma ótima oportunidade para colher feedbacks de quem está utilizando o mesmo e fazer os ajustes/otimizações necessárias para aumentar ainda mais a produtividade.

Você pode customizar seu calendário como quiser, adicionando etapas específicas da sua empresa e informações gerais sobre a publicação, como o link de publicação, métricas e outros detalhes para quem quiser conferir encontrar rapidamente o que precisa.

Siga o cronograma criado 

Um ponto importante é evitar a interrupção do cronograma, a não ser em casos excepcionais, como tendências ou novidades. Isso vai garantir a constância de publicações conforme a estratégia e melhores resultados.

Mantenha o time de marketing atualizado

Algumas coisas ficam melhores quando compartilhadas, e o calendário editorial é uma delas! A ferramenta vai garantir o alinhamento e atualização contínua do time de marketing. Então, não esqueça de compartilhar o link com todas as pessoas interessadas e alimentar o calendário sempre que necessário. 

Monitore e avalie os resultados

Por fim, você deve acompanhar e analisar os resultados do seu conteúdo para saber se ele está cumprindo os seus objetivos e gerando valor para o seu público. 

Você pode usar ferramentas como o Google Analytics, o Facebook Insights ou o WordPress Stats para medir indicadores como o número de visitas, visualizações, compartilhamentos, comentários, curtidas, leads e vendas geradas pelo seu conteúdo. 

Esses dados vão te ajudar a identificar os pontos fortes e fracos da sua estratégia e a fazer os ajustes necessários no seu calendário editorial.

5 dicas para trabalhar com seu calendário editorial

Agora que você sabe como fazer um calendário editorial do zero, vamos te dar algumas dicas práticas que aprendemos ao longo do tempo e podem te ajudar a trabalhar com seu calendário:

  • Aplique metodologias ágeis: elas são formas de acelerar a produção de tarefas de um time, fracionando as tarefas em ciclos/etapas. Algumas das mais famosas são: Scrum, Lean, Kanban e Smart. Um exemplo de organização simples é separar suas tarefas entre as etapas: Backlog, Produzir, Produzindo, Revisão, Produzido, Publicado;

  • Considere a jornada de compra: na hora de organizar seus conteúdos, considere a jornada de compra de seus consumidores, qual conteúdo você vai fazer para cada etapa e quando. É válido até adicionar uma etiqueta/marcação indicando a etapa da jornada à qual pertence o conteúdo;

  • Não exagere nas customizações: as ferramentas de calendário editorial são o paraíso para quem gosta de organizar suas tarefas e desenhar fluxos complexos de trabalho. Porém, tome cuidado para não exagerar no uso das funcionalidades disponíveis, pois isso pode gerar o efeito contrário e confundir quem está usando a ferramenta. Lembre-se que muitas pessoas vão usar o calendário e ele deve estar o mais claro e objetivo possível;

  • Resuma o número de tarefas: ainda na linha da última dica, visando deixar o calendário mais claro e prático, procure unir tarefas relacionadas em uma única tarefa. A etapas de produção, revisão e publicação de um mesmo conteúdo, por exemplo, podem estar contempladas dentro do mesmo card de tarefa, ajudando os responsáveis a organizar sua produção;

  • Conheça o seu público: o calendário editorial deve ser visto como uma ferramenta para te ajudar na organização e gestão de seus conteúdos, para colocar em prática sua estratégia de conteúdo. Portanto, não basta criar um calendário sem antes ter uma estratégia bem definida e estudar qual audiência você pretende alcançar com seus conteúdos. Considere informações como: formatos e canais preferidos do seu público; frequência que consomem informações; o que buscam em ferramentas como Google; entre outras informações.

Conclusão

Como mencionado neste artigo, um calendário editorial faz muita diferença no dia a dia de analistas e lideranças de times de marketing. 

Para crescer nos canais, principalmente em SEO, é preciso de constância e criação de conteúdo útil para a audiência. E sem organização isso dificilmente seria possível, concorda? Assim, o calendário editorial, apesar de simples, assegura que a estratégia esteja sendo seguida, organizada e eficiente ao que se propõe.

Escrito por Felipe Santos

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